Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht in België voor alle transacties tussen belastingplichtige ondernemingen. Bedrijven zullen vanaf dan enkel nog digitaal aan elkaar mogen factureren. Tot nu toe gold zo’n verplichting enkel bij bepaalde overheidsopdrachten. Door de goedgekeurde ‘e-facturatie wet’ van 2 februari, komt daar nu verandering in.
Wat is e-facturatie?
E-facturatie (elektronische facturatie) is de uitwisseling van facturen tussen leveranciers en kopers in een gestructureerd elektronisch formaat die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt.
Een e-factuur is dus niet louter een ingescande papieren factuur of een pdf-versie ervan. Concreet gaat het om XML-bestanden die opgebouwd zijn volgens een universele structuur (UBL).
E-facturen worden verstuurd via Peppol en niet via e-mail. Dat is een beveiligd Europees netwerk dat bedrijven en organisaties toelaat om digitale zakelijke documenten onderling veilig uit te wisselen.
Voor wie?
In België is elektronisch factureren vandaag al verplicht voor bedrijven die facturen uitschrijven aan de Federale en de Vlaamse overheid. Vanaf 1 januari 2026 wordt dit ook de norm voor alle transacties tussen belastingplichtige ondernemingen onderling.
Dat betekent dus in principe dat elk bedrijf vanaf 2026 moet overschakelen op elektronisch factureren. De verplichting geldt dus zowel voor grote bedrijven en kmo’s als voor eenmanszaken.
Waarom een verplichting?
De stap naar digitale facturatie is van belang om btw-fraude te vermijden en de btw-kloof te dichten. De btw-kloof is het verschil tussen wat de overheid aan btw-inkomsten moet ontvangen en wat ze daadwerkelijk ontvangt.
Hoe?
E-facturen opstellen en verwerken doe je met een speciale facturatiesoftware. Voor het verzenden en ontvangen van je e-facturen heb je toegang nodig tot een Peppol Access Point.
Heel wat softwarepakketten bieden reeds deze beide mogelijkheden aan.
Elektronisch factureren heeft naast de verplichting ook heel wat voordelen voor jou als ondernemer. Door je volledige facturatieflow te digitaliseren, kan je veel tijd – en dus ook geld – besparen. Zo’n softwarepakket biedt u tegelijk ook de mogelijkheid om jouw aankoopfacturen te verwerken.
Om in alle rust en zonder deadlinestress digitaal te leren factureren, is het aangeraden vandaag al de stap te zetten naar e-facturatie.
