In december 2022 werd er al een verplichte aanwezigheidsregistratie voorzien voor alle onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen. Vanaf 1 september is deze verplichting officieel in voege getreden. Er is voorzien in een overgangsperiode zonder sancties tot 31 december 2024.
Regelgeving vóór 1 september 2024
De verplichte aanwezigheidsregistratie bestond al op werven waar er werken in onroerende staat worden uitgevoerd waarvan het totaalbedrag minstens 500.000,00 euro (excl. btw) bedraagt.
Onder deze werken worden begrepen :
- metsel- en betonwerken
- dakwerken
- schoonmaak- en onderhoudswerken
- elektriciteitswerken
Uitbreiding vanaf 1 september 2024
De programmawet van 26/12/2022 voorziet een uitbreiding van de aanwezigheidsregistratie voor onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen.
Er wordt daarbij voorzien dat op elke arbeidsplaats waar er onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen worden verricht, de aankomst, rustpauzes en vertrek van elke natuurlijke persoon (ongeacht hun status : werknemers, zelfstandigen, (onder)aannemers, leerlingen, etc.) elektronisch geregistreerd moeten worden.
De aanwezigheidsregistratie is niet van toepassing op:
- de publieke en particuliere sectoren die hun lokalen door hun eigen schoonmaakpersoneel laten onderhouden;
- de natuurlijke persoon die reinigingsactiviteiten enkel voor privédoeleinden laat uitvoeren;
- dienstenchequebedrijven (PC 322.01) aangezien de opdrachtgever een natuurlijke persoon is die de reinigingsactiviteiten uitsluitend voor privédoeleinden laat uitvoeren.
Check in and Out at Work
De aanwezigheid moet geregistreerd worden door middel van een elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem of een andere registratiewijze. De RSZ stelt zelf een beveiligde elektronische applicatie ter beschikking, namelijk : ‘Check In and Out at Work’.
Het registratiesysteem moet volgende gegevens registreren:
- de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon;
- het adres of de geografische omschrijving van de arbeidsplaats;
- de hoedanigheid waarin een natuurlijke persoon zich bevindt op de arbeidsplaats (werknemer, een zelfstandige, een gedetacheerde werknemer, een gedetacheerde zelfstandige, een aannemer of een onderaannemer);
- de identificatiegegevens van de werkgever, wanneer de natuurlijke persoon een werknemer is;
- wanneer de natuurlijke persoon een zelfstandige is, de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon of rechtspersoon in wiens opdracht een werk wordt verricht;
- datum en alle uren van vertrek en aankomst op de arbeidsplaats evenals de datum en alle begin- en einduren van rustpauzes op de arbeidsplaats
Overgangsperiode
De aanwezigheidsregistratieverplichting is vanaf 1 september 2024 ingetreden. Er wordt voorzien in een overgangsperiode tot 31 december 2024 waarbij er geen sancties opgelegd worden, tenzij er sprake is van fraude.
Sancties
Het niet naleven van de aanwezigheidsregistratieverplichting wordt gesanctioneerd met een administratieve geldboete van 400,00 tot 4.000,00 euro of met een strafrechtelijke geldboete van 800,00 tot 8.000,00 euro vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.
